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En el arte de la negociación se debe seguir un protocolo general. Existen numerosas técnicas para salir airosos en una negociación. Parte del éxito en una negociación se encuentra en conocer perfectamente a la otra parte, y en el caso de los japoneses, su cultura hace que debamos romper muchos clichés sobre la negociación. Me atrevería a decir que incluso los expertos negociadores deben olvidar todo lo aprendido hasta ahora cuando quieren hacer negocios con los japoneses.

Para ello contamos con los consejos de Richard Lewis, autor de «Cuando las culturas chocan«. Lewis ha dedicado gran parte de su vida a estudiar todo lo que tiene que ver con la empresa según la cultura del país en cuestión. De hecho, elaboró un increíble resumen de los 24 estilos de liderazgo empresarial según la cultura del país.

Lewis pasó muchos años en Japón, por lo que estudió perfectamente los secretos de la negociación con japoneses y cómo afecta ese pensamiento cultural a los empresarios extranjeros que quieren llegar a acuerdos con ellos.

Lo que debes saber cuando negocias con japoneses

Para comenzar, si el lenguaje corporal es importante en una negociación, cuando se trata de negociar con japoneses, no debe haber ningún tipo de lenguaje corporal. No debemos demostrar emociones a través de nuestros gestos. Nunca se rompe el hielo con una broma. De hecho, la más mínima broma puede enviar al carajo la negociación por la aparente falta de seriedad.

Una simple mirada a una trabajadora en las oficinas puede ser considerada como una falta de respeto y ser expulsados inmediatamente del edificio.

Pero para entender mejor por qué es tan diferente la negociación con japoneses, debemos entrar en su cultura ancestral, la cual hoy día sigue muy presente en las empresas japonesas, independientemente de su tamaño.

Mientras que los negociadores occidentales se representan a personas que a su vez dirigen empresas que a su vez pertenecen a otra persona, los japoneses representan a su empresa, que al mismo tiempo representa a un grupo, y que a su vez representa a Japón. Por tanto, nunca cerrarás ningún acuerdo en una primera negociación, ni en una segunda reunión. Probablemente tampoco cierres ningún acuerdo en las siguientes 4 reuniones.

Según Lewis, el proceso de negociación con empresas japonesas puede ser desesperante para quien no esté acostumbrado, pues puede que debas explicar a 18 personas diferentes exactamente lo mismo que ya se explicó anteriormente.

Todos los miembros del grupo deben familiarizarse con los visitantes. En cada reunión habrá una persona con un cargo de mayor relevancia, por lo que la negociación constará de niveles. Mientras sigamos teniendo reuniones, es señal de que estamos avanzando.

No puedes presionar en la negociación.

Con las empresas japonesas no existe la técnica de la negociación dura o presión para alcanzar el acuerdo. Nunca lo conseguirás de esta forma. Si pones un límite de tiempo para decidirse, habrás perdido en la negociación, pues se retirarán en silencio y nunca los volverás a ver.

Cuenta Lewis que en una ocasión estaba negociando el contrato de alquiler de un edificio en Japón. Con mucha dificultad, consiguieron una cita con el presidente de la empresa propietaria del edificio. Era un hombre de 70 años, que durante 30 minutos habló sobre las ventajas y reputación de ese edificio. Finalmente, tras contar la historia que había detrás de ese edificio, el japonés les dijo el precio del alquiler del edificio.

El experto negociador que acompañaba a Lewis, inmediatamente le ofreció la mitad. El japonés y su intérprete se pusieron de pie, sonrieron, se inclinaron de forma simultánea y salieron de la habitación. Nunca los volvieron a ver.

Con los japoneses, se negocia, pero la negociación árabe, que sería regatear en el precio, es considerada una falta de respeto.

Los japoneses nunca dicen NO en una negociación.

El respeto y cortesía extrema de los japoneses es bien conocido, y llega hasta el punto de que rara vez dicen NO en una negociación. Eso sí, aunque no estén interesados en la colaboración que les ofreces, te sonreirán, te obsequiarán con algún regalo de la empresa, incluso puede que te enseñen la ciudad.

No sabrás que algo no va bien hasta que intentes ponerte en contacto con tu contacto de la empresa, y éste ya siempre esté ausente, esté enfermo o haya tenido que salir de viaje.

Aquí hay algunos puntos que Lewis considera muy  importantes en la negociación con japoneses.

1. La primera persona con la que te pusiste en contacto en la empresa japonesa o quien se haya puesto en contacto contigo, siempre estará presente durante todo el período de negociación. Si a lo largo de todo el proceso esta persona no asiste a las reuniones es que algo no va bien.

2. Los japones siempre negocian en equipos numerosos. Cada miembro de ese equipo tiene una especialidad diferente, y nunca debes incomodar o faltar el respeto a ninguno de ellos.

3. Habrá un cargo superior presente que rara vez hablará. Te estará observando viendo cómo respondes a cada miembro del grupo las preguntas de su ámbito.

4. Por muchos altos cargos que haya en el grupo, éste tendrá que referirse a la oficina central. Por tanto, es imposible que cierres ningún trato en la primera negociación, y probablemente tampoco en la segunda.

5. Las decisiones se toman en consenso, por lo que no pierdas el tiempo intentando ganarte a una sola persona. Ninguna persona se posicionará como persona. Siempre lo harán como empresa.

6. La segunda reunión siempre es igual que la primera, aunque puede que algunas preguntas vayan más a fondo.

7. Los negociadores japoneses presentan la posición de su empresa y no tienen ninguna autoridad para cambiarlo, por lo que no hay flexibilidad en su posición.

8. Son extremadamente cautelosos y son expertos en tácticas dilatorias. Es decir, retrasarán el máximo tiempo posible la negociación con el fin de que posteriormente no haya malentendidos.

9. Los japoneses no vacilan a la hora de romper una negociación si la otra parte es demasiado contundente, impaciente o no respeta el protocolo.

10. Si demuestras un gran respeto y tus exigencias son razonables y buen fundamentadas, son capaces de modificar sus propias condiciones en gran medida para llevar la negociación a buen puerto.

11. Mostrarán un enorme respeto hacia los negociadores de la otra parte. Ellos esperan que tú hagas lo mismo con sus negociadores.

12. A veces llevan a la reunión a una persona de muy alto nivel, por lo que no sería de extrañar que en una reunión aparezca un ex-ministro de Japón que únicamente hace de consultor para la compañía.

13. La actitud de los japoneses hacia los extranjeros siempre es la misma: eres un extraño para ellos, aunque envíes a negociar a Bill Gates.

Consejos para evitar malentendidos cuando negocias con japoneses.

Debes evitar el lenguaje corporal, no agitar los brazos ni mostrar movimientos bruscos con las manos. No toques a la gente innecesariamente, no coloques tu brazo en el hombro de un japonés para darle paso en una puerta. Emplea siempre un tono de voz suave.

No comentes con un tercero lo que hables en la negociación, a no ser que tengas permiso expreso para hacerlo. Nunca hables de negocios en los primeros 15 minutos de una conversación. Nunca te dirijas a un hombre de negocios japonés por su nombre y nunca se te ocurra hablar de la Segunda Guerra Mundial.

No le des la mano a un empresario japonés si él no viene con el gesto preparado. Dar la mano para los japoneses es una práctica antihigiénica. Presenta siempre tu tarjeta de visita de inmediato en la primera reunión.

Nos recuerda Lewis que Japón se ha modernizado, lo cual no es lo mismo a decir que se han occidentalizado.

Y cuidado con entrar en temáticas de liderazgo o motivación con los japoneses. Créeme si te digo que en motivación y espíritu de liderazgo ellos están a años luz de cualquier occidental. Lo que ellos entienden por motivación y liderazgo es algo que nosotros no podemos ni soñar si lo comparamos con la cultura de la tierra de los Samuráis.

Según Lewis, para los japoneses es importante hacer negocios con personas de cierta edad, por lo que un joven ejecutivo quizás tenga más problemas para ganarse la confianza del grupo.

Este artículo es un extracto que aparece en el libro «Cuando las culturas chocan», publicado originalmente por Business Insider y adaptado y modificado por Negocios1000.

Ver también: La obsesión por el minimalismo en Japón como forma de vida.