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Todos los emprendedores se enfrentan a muchos retos al momento de iniciar su actividad empresarial.

Pero probablemente uno de los principales consiste en darle forma legal a la empresa que están por abrir pues en muchos casos esta estructura legal contribuye el éxito o fracaso en el negocio.

Usualmente, todo futuro empresario suele estar consciente de que al momento de abrir su negocio tendrá obligaciones con diversas entidades reguladoras del estado como hacienda o el seguro social y por tanto, sabe que hay diversos trámites que son obligatorios para la formación y operación normal de una empresa mercantil.

Es por ello que en este post te dejamos una guía para que sepas por donde comenzar y cuáles son esos trámites mínimos con los que necesitas cumplir para convertir tu emprendimiento en una empresa con todas las de ley.

Desde luego cabe aclarar que los trámites pueden variar en cada ciudad, en la mayoría de ellos deberás cumplir con obligaciones estatales, federales y municipales según el tipo de negocio que deseas registrar.

Trámites Generales

Regularmente todos los negocios, cualquiera que sea su naturaleza, deben cumplir con ciertos trámites, a saber:

Inscripción en el Registro Tributario o de Hacienda

• Declaración previa al inicio de operaciones
• Darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)
• Inscribirse en el régimen del IVA e Impuestos Sobre la Renta

Inscripción en el Registro Mercantil

Para comenzar necesitas determinar cuál será el modelo de operación de tu empresa, que básicamente puede iniciarse de dos formas:

1. De forma individual: constituyendo una empresa mercantil propiedad de una sola persona
2. De forma colectiva o en sociedad: que a su vez se divide en dos:

• Constituir una empresa en copropiedad, es decir que son varios copropietarios.
• Constituir una sociedad mercantil

Requisitos Para Constituir Una Empresa Mercantil

• Formularios de registro
• Copia del documento de identidad del propietario
• Certificación contable autorizada por un contador certificado

Requisitos Para Constituir Una Sociedad Anónima

Este trámite de constitución se hace a través de un notario autorizado.

• Elaboración de acta de constitución
• Elaboración de acta de nombramiento de representante legal
• Gestión de patente de sociedades
• Gestión de patente del registro mercantil
• Depositar el equivalente al capital inicial

Inscripción en el Seguro Social

• Inscripción del empresario en el Régimen de Trabajadores Autónomos
• Inscripción de la empresa en la SS
• Dar de alta de los empleados

Trámites Para Abrir un Negocio en México

En México, la tramitología para abrir una nueva empresa ha mejorado significativamente. Si bien en años pasados era muy complicado y burocrático, los gobiernos de años recientes han hecho esfuerzos significativos por modernizar el registro de empresas.

De acuerdo a Doing Busines, una organización del Banco Mundial que analiza los procesos en 189 países, en México el promedio para abrir una empresa está alrededor de 6,3 días (dato 2016).

Según la revista Forbes, estos son los 5 trámites básicos que debes realizar para abrir tu negocio en México:

1. Permiso de Uso de Suelo

El Uso de Suelo en los estados del país se tramita en las cabeceras municipales y en el caso del Distrito Federal se realiza en la ventanilla única de cada delegación o en las oficinas de la Secretaría de Desarrollo Urbano. El trámite dura 5 días hábiles y el permiso tiene una vigencia de dos años y es fácilmente renovable.

2. Aviso de Declaración de Apertura de Establecimientos Mercantiles

Este es un trámite gratuito y se hace en la ventanilla única de las delegaciones o en las cabeceras municipales. En el caso del Distrito Federal y algunos estados también se puede hacer a través de Internet a través de la página www.apertura.df.gob.mx Es un trámite de un solo día.

3. Licencias de Funcionamiento

Los comercios que no venden alcohol y no están clasificados como de alto impacto, no requieren Licencia de Funcionamiento. Esta es para negocios que expenden bebidas alcohólicas, como restaurantes, bares y similares.

Hay dos tipos de licencia: tipo A para restaurante y hoteles, y tipo B para bares y discotecas. Los costos de las licencias varían de acuerdo a cada estado y tienen una vigencia de tres años, pero se pueden renovar fácilmente.

4.Autorización Para Anuncio Exterior

Este al igual que los trámites anteriores, se realiza en la ventanilla única de cada delegación o en las cabeceras municipales. El costo y tiempo para autorizar varía en cada estado, de acuerdo al tamaño y tipo de anuncio. En algunos lugares no se permiten anuncios luminosos y en algunas ciudades hay anuncios que de acuerdo a su contenido tienen restricciones.

5. La inscripción al Registro Federal de Contribuyentes

También debes darte de alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, bajo el régimen que mejor convenga a tu negocio, para ello, puedes consultar a un contador.

En caso de ser persona moral, primero se debe registrar la Sociedad Mercantil ante la Secretaría de Economía. Y esto puedes hacerlo hasta un mes después de abrir tu negocio.

Trámites Para Abrir un Negocio en Colombia

Colombia es otro país que ha tenido avances muy grandes y significativos en cuanto a lo que inscripción de empresas se refiere.

Las entidades involucradas en el proceso son la DIAN, la Cámara de Comercio y una entidad bancaria. Un elevado número de empresas que se constituyen en Colombia son SAS (Sociedades por Acciones Simplificadas).

De acuerdo a un estudio realizado por Revista M, estos son los 10 pasos básicos para abrir un negocio en Colombia:

1. Consulte que el nombre de su compañía esté disponible comercialmente
2. Prepare, redacte y suscriba los estatutos de la compañía. Éstos son el contrato que regulará la relación entre los socios; y entre ellos y la sociedad (modelo SAS)
3. PRE-RUT. En la Cámara de Comercio, puede tramitar el PRE-RUT antes de proceder al registro.
4. Inscripción en el Registro. En la Cámara de Comercio llevarán a cabo un estudio de legalidad de los estatutos; debe cancelar el impuesto de registro.
5. Debe proceder a abrir una cuenta bancaria.
6. Debe tramitar en la DIAN el RUT definitivo.
7. Llevar el RUT definitivo aportado por la DIAN a la Cámara de Comercio para que en el Certificado de existencia y representación legal de la compañía, ya no figure como provisional.
8. En la DIAN, se debe tramitar la resolución de facturación, en principio manual para emisión de facturas.
9. Debe solicitar la Inscripción de Libros de actas y accionistasen la Cámara de Comercio.
10. Se debe registrar a la empresa en el sistema de Seguridad Social, para poder contratar empleados.

Ver también: 14 Negocios Rentables en Colombia

Ventajas de Legalizar tu Negocio

• Facilita el acceso a créditos y financiamiento a través del sistema bancario o el gobierno
• Operar en regla brinda más confianza y seguridad a tus clientes
• Se incrementan las oportunidades de crecimiento ya que atraes negocios más formales
• Tienes derechos a los cuales puedes acceder en caso de que estos sean amenazados

Como puedes apreciar, la mayoría son trámites muy sencillos y rápidos, que te permitirán iniciar operaciones de tu negocio en forma rápida y sin inconvenientes.

Toma en cuenta que este post trata de trámites para establecimiento de empresas mercantiles. Si lo que estás pensando tiene que ver con sector industrial o fábricas, entonces son otros requisitos de los cuales hablaremos en otro post.